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什么是竞争性谈判?

2017年12月04日 17:17  点击:[]

竞争性谈判,是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的方式。竞争性谈判采购方式的特点是:一是可以缩短准备期,能使采购项目更快地发挥作用。二是减少工作量,省去了大量的开标、投标工作,有利于提高工作效率,减少采购成本。三是供求双方能够进行更为灵活的谈判。四是有利于对民族工业进行保护。五是能够激励供应商自觉将高科技应用到采购产品中,同时又能降低采购风险。

适用范围

符合下列情形之一的货物或者服务,可以采用竞争性谈判采购方式:

招标后没有供应商投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的;

技术复杂或性质特殊,不能规定详细规格或者具体要求的;

采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

不能事先计算出价格总额的。

根据财政部第18号令第43条的规定,投标截止时间结束后参加投标的供应商不足三家的或在评标期间出现符合专业条件的供应商或者对招标文件做出实质响应的供应商不足三家的情形的,经报政府采购监督管理部门批准,可以采用竞争性谈判采购方式。

点评:《政府采购法》第30条和财政部18号令第43条明确规定了竞争性谈判采购方式的适用范围。

谈判环节

在采购项目中的谈判是指采购人或代理机构和供应商就采购的条件达成双方满意协议的过程。因此,竞争性谈判就是指采购人或代理机构通过与不少于三家的供应商进行谈判,最后确定供应商的一种采购招标方式。从中可以看出,以下几个环节构成了竞争性谈判的要素:

1.谈判主体:必须是在采购活动中享有权利和承担义务的各方,即采购人、供应商、采购代理机构(含集中采购机构);

2.组织者:须由采购人或采购代理机构进行组织;

3.参与者:必须有多家供应商参与(通常不少于三家);

4.过程:实施的过程是必须要通过谈判进行;

5. 结果:在谈判的基础上,从参与谈判的供应商中确定出成交供应商。

注意事项

“正确适用竞争性谈判”这一话题背后更重要的话题是,一旦适用如何使用?《政府采购法》及其相关法律法规并没有明确规定竞争性谈判的具体操作细节,致使竞争性谈判被错误使用甚至被人利用。本文就这一问题推出一套使用“秘笈”,供读者参考。

竞争性谈判由于其自身具有特殊性和灵活性的特点,经常被各集中采购机构在日常工作中运用。《政府采购法》第38条给出了竞争性谈判的一个操作程序,但相对比较笼统,对一些具体细节如何操作没有明确,因此,各集中采购机构在具体实施过程中有很大的差异。笔者根据自己对理论的探索和工作经验的积累,参考公开招标的一些程序和方法,结合工作实际,总结出竞争性谈判采购操作上的一些细节程序。

基本程序

(一)成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。

(二)制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

(三)确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。

(四)谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

(五)确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。

谈判小组

《政府采购法》第三十八条第一项规定:(一)成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。

谈判小组是代表采购人与供应商进行谈判的主体,是代表采购人利益、反映采购人需求、具有相当的专业技术水平和谈判技巧的组织。谈判小组所起的作用是由竞争性谈判采购方式的特点所决定的。按照这种采购方式,采购人要与被邀请参加谈判的供应商进行面对面的谈判,以明确采购对象的详细技术规格和性能标准,了解采购对象的性质或附带的风险,并在此基础上提出比较接近实际的价格。谈判小组应当包括采购人的代表和有关专家,且人数应为3人以上的单数,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。

采购人的代表应当是具备相应采购专业知识和技能,具有较丰富的政府采购实践经验,并且经采购人授权能够代表其从事采购活动的自然人,这些人通常是经过培训的专门负责采购业务的政府工作人员。有关专家是指采购人根据采购对象的具体技术要求和性能特点而邀请的,具有某一领域较高专业知识水平和实践经验的人士。这些专家通常都是某一行业协会的成员或是由行业协会推荐的专业人士。邀请这样的专家作为谈判小组成员,采购人可以凭借其专业知识更好地把握采购对象的详细技术规格、性能标准以及价格,并最终以理想的条件与某一供应商成交。为了真正发挥专家的作用,并使他们的意见能够充分的得以体现,其人数必须达到谈判小组成员总数的绝对多数,即达到成员总数的三分之二。最后,谈判小组的人数必须是单数,这一规定便于谈判小组在作出有关决议时能够以多数形成表决结果。

谈判文件

谈判文件中至少应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定标准等事项。谈判须在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布公告。公告至谈判文件递交截止时间一般不得少于5天,采购数额在300万元以上、技术复杂的项目一般不得少于10天。

谈判文件至少应当包含《政府采购法》第38条第2款要求的内容,但通常应当包含:

(1)谈判邀请函;

(2)谈判供应商须知(包括密封、签署、盖章要求等);

(3)报价要求、投标文件的编制要求及谈判保证金的交纳方式;

(4)谈判供应商应当提交的资格、资信证明;

(5)谈判项目的技术规格、要求和数量,包括附件、图纸等;

(6)合同主要条款和签订方式;

(7)交货和提供服务的时间;

(8)评标方法、评标标准和废标条款;

(9)递交投标文件截止时间、谈判时间及地点;

(10)省级以上财政部门规定的其他事项。

《政府采购法》规定,招投标类采购自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,不得少于二十天。竞争性谈判采购方式适用条件中有一条是“招标所用时间不能满足用户紧急需要的”。

因此,竞争性谈判采购从发布谈判文件到供应商响应的时间可以比招投标采购短,但也应当有一个合理的时间段,如果间隔时间太短,不利于参加谈判的供应商理解、分析谈判文件及做出应答,5~10天是一个比较合理的时间。

确定邀请参加谈判的供应商

资格性检查谈判小组依据法律法规和谈判文件的规定,对参加谈判的供应商的资格证明、谈判保证金等进行审查,以确定供应商是否具备参加谈判的资格。

确定参加谈判的供应商数量谈判小组在通过资格性检查的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判。为确保公平起见,原则上通过资格性检查的供应商都参加谈判。

谈判小组根据《政府采购法》第22条规定的供应商条件和采购项目对供应商特定条件的要求,对供应商的资格进行审查,以筛选出具有参加谈判资格的供应商。

虽然《政府采购法》规定只需在通过资格审查的供应商中确定不少于3家参加谈判,但根据“服务采购人,善待供应商”的理念,及符合政府采购“公开、公平、公证”的精神,应当给每一个具有资格的供应商参加谈判的机会。

谈判准备

谈判报价时间截止后,采购中心将组织谈判小组进行谈判准备:

1、谈判小组在指定的场所阅读谈判文件,熟悉评审标准。

1、谈判小组检查投标文件的密封情况,对密封损坏的报价文件不予开启。

2、谈判小组审核报价文件的符合性(参照投标文件符合性审查相关内容),符合性不满足谈判文件要求的,作为无效报价文件处理。

3、谈判小组审核、分析、对比各有效报价文件,提出需要澄清、解释问题清单,提出谈判要点。

谈判要点根据项目而不同,但至少应当包含范围、质量、价格、技术方案、售后服务承诺等主要内容。

澄清

谈判小组对供应商谈判报价文件中含义不明确、同类问题表述不一致或有明显文字和计算错误的可以要求供应商以书面形式加以澄清、说明或纠正,并要求其授权代表签字确认。

变动

谈判文件如有实质性变动的,须经谈判小组三分之二以上成员同意并签字确认后,由谈判小组以书面形式通知所有参加谈判的供应商,并要求其授权代表签字确认(如不签字确认即被认为拒绝修改并放弃投标)。

点评:对于实质性修改谈判文件这样一个重大决定,笔者认为“谈判小组过半数同意”不具有说服力,如引入修改宪法中“三分之二以上多数同意”的原则比较合适。要求谈判供应商授权代表签字确认是为防止某些供应商因未中标而恶意投诉,声称自己根本不知道谈判文件已做过实质性调整。

竞争性谈判

出现符合财政部18号令第43条规定的情形需要采用竞争性谈判采购方式的,按下列程序执行:

项目负责人与采购人进行沟通,征得采购人的同意;

项目负责人向负责该项目的评标委员会解释财政部18号令第43条有关规定的内容;

由该项目的评标委员会对该项目集体出具“招标文件没有不合理条款,招标公告时间和程序符合规定”的书面意见,并同意改用竞争性谈判采购方式;

项目负责人将上述书面意见作为“改变采购方式申报表”的附件,一同报请政府采购管理部门批准;

经批准采用竞争性谈判采购方式后,原招标文件变更为竞争性谈判文件,原评标委员会变更为竞争性谈判小组。项目负责人须将评标委员会和主管部门批准的意见向所有参加投标的供应商通报,并要求其授权代表签字确认,同时向其宣布竞争性谈判的流程。

点评:当投标供应商不足三家时,项目负责人应当就项目具体情况同采购人进行沟通,如果采购人不同意此项目继续往下进行,则适用《政府采购法》第36条的规定予以废标;如果采购人同意项目继续进行,则需要请评标委员会成员对招标文件是否存在不合理条款及招标公告时间和程序是否符合规定做出结论并形成书面意见后报请政府采购监督管理部门批准,批准后招标采购改为竞争性谈判采购,招标采购程序改为谈判采购程序。

确定成交供应商

谈判小组根据谈判文件中设定的评标标准对最终报价进行评判并推荐出成交候选供应商,提交完整的谈判报告。谈判报告的内容和格式可参考评标报告。

采购人从谈判小组提出的成交候选供应商中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。

政府采购与竞争性谈判

政府采购中的竞争性谈判,是指采购人或代理机构通过与多家供应商(不少于三家)进行谈判,最后从中确定成交供应商的一种采购方式。其核心一是要有竞争(参与谈判的供应商不少于三家),二是要有谈判(即最终的结果必须要在谈判的基础上确定)。离开了这两条,所有的行为和结果都是不合理、不规范甚至是违规违法,都是应当受到制止的。

竞争性谈判是《政府采购法》规定的政府采购方式之一,在特殊情况下,这种采购方式具有采购周期短、采购成本低等优点,方便灵活。但是专家提醒,在具体实施过程中一定要认真把握、操作准确,在采购人和评审专家出现重“判”轻“谈”或是只“判”不“谈”情况时,政府采购代理机构一定要及时制止,以保证政府采购工作的严肃性,否则很容易会引发质疑和投诉。

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